Teamtraject OR salesorganisatie: Excelleren in vrijheid – In balans met jezelf én met je team

, in

Interessante case OR

In november 2014 maakten Koos van Raalte en ik (Peter Roemeling) een start met een teamtraject voor de OR van een grote internationale salesorganisatie in huishoudapparaten. Dit traject is interessant om meerdere redenen:

  • de OR is een zeer divers team;
  • het traject is een combinatie van persoonlijke en teamontwikkeling in één trainingsprogramma;
  • de kracht van het team is ook de grootste valkuil;
  • vanaf het begin is TriMetrix volledig geïntegreerd in het programma.

In dit artikel lichten we onze aanpak en de gekozen workshops toe; de in de case genoemde namen zijn geanonimiseerd.

Situatieschets OR

De ondernemingsraad van de salesorganisatie is halverwege haar termijn van vier jaar. De organisatie heeft 450 medewerkers en daarom telt de OR elf leden. Vier vrouwen en zeven mannen van gemiddeld 45 jaar: zowel managers als monteurs.

In de zomer van 2014 werd ik gebeld door de voorzitter. Hij had goede herinneringen aan een teamtraining van zeven jaar geleden. Nu was er behoefte aan een teamtraining waarin we ‘een tandje dieper’ zouden gaan. De voorzitter vertelde ons: “Het is een leuk team, er heerst een positieve sfeer. De leden zijn getraind op inhoudelijke OR-zaken. We doen het goed. Maar het team kan zich verbeteren in de praktische uitvoering van zaken. Verantwoordelijkheid nemen voor gemaakte afspraken en lopende zaken. Met name in de structurele werkzaamheden worden bijvoorbeeld deadlines niet altijd gehaald, zijn voorbereidingen soms onvoldoende en kan de communicatie verbeteren. Het is lastig om mensen in beweging te brengen, te motiveren. Hierdoor wordt het werk niet altijd goed verdeeld of uitgevoerd door de juiste persoon.” En, voegde de voorzitter hieraan toe: “De OR-leden doen veel extra werk. Daarvoor wil ik ze graag iets extra’s geven. Iets waar ze persoonlijk ook hun voordeel mee doen, voor hun persoonlijke ontwikkeling. Dat verdienen ze.”

Het programma: Vrijheid – In balans met jezelf en met je team

Na de briefing stelden Koos en ik een programma op voor de teamontwikkeling én de persoonlijke ontwikkeling. Het doel: OR-leden bewuster maken van hun eigen krachten en valkuilen én hier bewuster mee om laten gaan. Ook leren we ze hoe zij deze krachten en valkuilen effectief in kunnen zetten, zowel binnen als buiten de OR. Het programma bestaat uit de volgende onderdelen:

  1. Opstellen van persoonlijke TriMetrix-profielen (gedragsstijlen-, drijfveren- en denkstijlen/talentenprofiel)
  2. Inventariseren van individuele en teamdoelstellingen
  3. Tweedaagse teamtraining
  4. Evaluatie van de teamtraining
  5. Individuele coachingsgesprekken
  6. Vervolgsessies

Voorbereiding

Uit de inventarisatie vooraf destilleerden wij de volgende doelstellingen voor de resterende zittingstermijn van de OR:

  • Team-functioneren verbeteren:
    • meer als groep functioneren
    • OR-werk meer prioriteit geven
    • betere voorbereiding
  • Communicatie naar achterban verbeteren

Het volgende resultaat wilden we behalen tijdens de teamtraining: ‘Een plan maken om de doelstellingen te bereiken voor de resterende zittingstermijn. Een plan dat is afgestemd op de individuele softskills/TriMetrix-profielen.’

Hiervoor hebben wij het volgende programma doorlopen:

Dag 1:

  • Doelen & resultaten afstemmen
  • Workshop Denkstijlen: Vrijheid – In balans met jezelf en je team
  • Workshop Gedragsstijlen van het team en individueel
  • Beantwoorden persoonlijke vragen in de avond

Dag 2:

  • Workshop Drijfveren van het team en individueel
  • Wat is mijn bijdrage aan het te behalen doel?
  • Hoe verder? Plan om doelen te bereiken!

Workshop Denkstijlen: Vrijheid – In balans met je jezelf en je team

20141106_123051Op dag 1 combineren wij de uitleg van de denkstijlen met de oefening van de tentstok. Hierbij legt het team de stok op de vingers op borsthoogte, waarna de leden de stok op de grond dienen te leggen terwijl alle wijsvingers (twee per persoon) continu de stok raken. Deze (op het oog eenvoudige) oefening doen we bij aanvang, na het beantwoorden van de eerste drie vragen en aan het eind van de workshop. We hebben aan elke denkstijl een vraag gekoppeld, zodat de teamleden bewust aandacht besteden aan de denkstijlen in relatie tot de oefening:

  1. Wat is ons plan als team? – Systematisch denken
  2. Wie zijn de mensen in het team? – Empathisch vermogen
  3. Wat zijn onze taken als team? – Praktisch denken
  4. Wat is mijn eigen plan? – Zelfsturing
  5. Wie ben ik? – Zelfwaardering
  6. Wat zijn mijn eigen taken? – Rolbewustzijn

Zie artikel op onze web-/blogsite: Prestaties verbeteren door zes simpele vragen te beantwoorden.

Inzet van de theorie en de oefening: ontdekken en ervaren hoe het denken, de mindset, van de individuele OR-leden invloed heeft op de prestaties. Hoe het denken de vrijheid van het team beperkt om optimaal, in een flow, te functioneren. Waarbij vrijheid betekent: weten wie je bent, weten wat je wilt, en het dan ook daadwerkelijk doen in balans met de wereld om je heen oftewel jouw team.

Uit het denkstijlenprofiel van de OR valt een aantal zaken op:

  1. Systematisch denken is de hoogste denkstijl en heeft een sterke overwaardering. Dit betekent dat de OR bestaat uit leden die waarde hechten aan hun rationele gedachten, ideeën, plannen en visies. Met als gevolg dat een gezamenlijk plan maken een lastig karwei is. De leden zijn al snel aan het beoordelen of andermans idee of plan voldoet aan zijn of haar eigen idee of plan. We hebben gezien, bij de oefening met de tentstok, dat het maken van één plan om de tentstok naar beneden te krijgen, volgens opdracht, moeizaam verloopt. Plannen van elkaar werden niet geaccepteerd. En de tentstok ging niet naar beneden, maar omhoog.
  2. Bovenstaand effect wordt versterkt doordat het empathisch vermogen wordt ondergewaardeerd. Oftewel de vraag ‘Wie zijn de mensen om mij heen?’ wordt onvoldoende gesteld. De leden brengen ieders gedachten en gevoelens ‘onvoldoende in kaart’. Effect: mensen voelen zich niet gehoord of begrepen. Ze zullen zich minder betrokken voelen bij het plan of doel en de activiteiten om dat doel te bereiken. De emotionele verbinding kan verbeteren.
  3. Zelfwaardering en zelfsturing zijn de laagste denkstijlen en worden ondergewaardeerd. Effect: de vragen ‘Wie ben ik?’ en ‘Wat is mijn eigen plan?’ worden onvoldoende gesteld. Gevolg: eigen gevoelens, gedachten en persoonlijke plannen worden onvoldoende onderzocht en gekoppeld aan die van het team als geheel. Het gewenste resultaat werd pas behaald toen 1) deze vragen aandacht kregen 2) de vragen werden gesteld: ‘Wat zijn mijn eigen taken?’ en ‘Wat heb ik te doen als teamlid?’ én 3) toen werd uitgesproken dat luisteren, voelen en ondergeschikt maken aan het teambelang ieders belangrijkste bijdrage is. Het plan werd uitgevoerd zoals bedacht, waarbij iedereen zich hield aan zijn eigen rol. Het team heeft ervaren hoe het met meer vrijheid kan functioneren. Resultaat: de tentstok ging naar beneden.

De individuele denkstijlen bespraken we niet in de teamtraining; dit vraagt meer tijd en uitleg. We hebben ons beperkt tot het teamprofiel. Voor individuele denkstijlen is ruimte in de individuele coachingsgesprekken na de teamtraining.

Workshop Gedragsstijlen van het team en individueel

In de middag van dag 1 hebben we de gedragsstijlen van de OR en de individuele gedragsstijlen de revue laten passeren. Waar denkstijlen niet zichtbaar zijn, is een gedragsstijl dat juist wel. Gedragsstijlen gaan over de wijze van communiceren en samenwerken.

Ondanks grote individuele verschillen in gedrag – van introvert (groen/blauw) tot extravert (geel/rood) – zijn de gedragsstijlen OR-breed vrij gelijk verdeeld. De hoogste stijlen zijn geel en groen. De OR zal in de organisatie overkomen als: ondersteunend, warm en begripvol. En minder als: assertief, proactief, confronterend en besluitvaardig.

Aangezien alle gedragsstijlen zijn vertegenwoordigd, kan de OR bewuster omgaan met het inzetten van gewenst gedrag op bepaalde momenten. Tijdens de training ontstond de discussie wat van een OR-lid verwacht mag worden betreffende communicatie met de achterban. Een introvert lid doet dit anders dan een extravert lid. Dit accepteren en gebruikmaken van elkaars sterke kanten kan effectiever.

De OR-leden kunnen beter gebruikmaken van elkaars krachten. Dit werd ook geïllustreerd in de oefening met de tentstok. Eén van de deelnemers, een introverte rationele denker, was ervan overtuigd dat het zou lukken als iedereen zich ondergeschikt ging maken aan het teamdoel (tentstok op de grond). Hij gaf de aanzet tot het opnieuw uitvoeren van de oefening, nadat hij alle individuele bijdrages om de oefening te laten slagen had gehoord. Het motiveren tijdens de oefening werd gedaan door één van de meest extraverte doeners in het team.

Een mooi voorbeeld van samenwerking tussen een denker en een doener, een introverte en een extraverte. Een mooi voorbeeld hoe individuele kwaliteiten elkaar versterken en tot meer resultaat leiden.

Workshop Drijfveren

Op dag 2 hebben we bovenstaande besproken en samengevat om vervolgens de drijfveren van het team individueel te bespreken. De OR komt graag in actie als het gaat om: 1) anderen helpen (sociale drijfveer), 2) zakelijk gewin als er direct resultaten te behalen zijn en 3) verdieping in de kennis die noodzakelijk is om te helpen.

Ook hier kunnen we weer concluderen, net als bij de gedragsstijlen, dat het team zeer divers is samengesteld als we kijken naar de individuele drijfverenprofielen. Alle drijfveren zijn vertegenwoordigd. De OR-leden kunnen gericht kijken wie wanneer gemotiveerd is om in actie te komen. Of wat iemand nodig heeft om gemotiveerd te worden om zich te verbinden aan een taak of opdracht.

Resultaat tweedaagse teamtraining

Na de drijfverenworkshop bespraken we alle onderdelen van het TriMetrix-profiel. Dit in combinatie met de oefeningen deed een bepaald bewustzijn ontstaan op wat het team nodig heeft om de prestaties te verbeteren. Hun kracht en valkuilen hebben ze ervaren tijdens de oefeningen (met name ‘de tentstok’) en op papier gelezen in hun Trimetrix-profielen.

Wat is mijn bijdrage aan het doel?

Aan het eind van de tweedaagse teamtraining vroegen we de teamleden eens op te schrijven wat ieders bijdrage is om het teamdoel te behalen: ‘Wat ga jij doen om het doel te bereiken en de resultaten te behalen?’ Alle individuele bijdragen om het doel te realiseren, vormen samen een goed actieplan om gestelde doelen te behalen. Hierdoor was het te behalen resultaat voor de teamtraining gerealiseerd.

‘Alleen ben je sneller, samen kom je verder’

Op basis van de tweedaagse training deden wij, naast een uitgebreide evaluatie, de volgende aanbevelingen aan de OR-leden.

  • Maak gebruik van het individuele gesprek. Het TriMetrix-profiel is zeer waardevol om individuele krachten en valkuilen voor het behalen van de OR-doelen in kaart te brengen. Het profiel is echter ook waardevol voor ieders persoonlijke bijdrage aan de OR. En voor de persoonlijke ontwikkeling binnen de salesorganisatie, buiten de OR om. Maak gebruik van de individuele coachingsgesprekken, wacht er niet te lang mee.
  • De kracht van de OR als geheel is de diversiteit aan mensen en ervaringen. Maak daar gebruik van. Het is oneerlijk te verwachten dat elk lid op dezelfde manier de OR-functie vervult.
  • Het is goed om te bepalen wat van elk OR-lid wordt verwacht aan taken, inzet en vaardigheden. Belangrijk is dat er flexibiliteit zit in de wijze van uitvoeren en resultaten behalen, die recht doet aan de uniciteit en diversiteit van de leden.
  • De grootste valkuil is ieders overwaardering van de eigen zienswijze, de eigenwijze systematische denkwijze in combinatie met de onderwaardering van de ‘mensen om je heen’, de OR-leden en hun ideeën, vaardigheden en gevoelens. Wees daar alert op. Er zijn meer wegen die naar Rome leiden.

Uitvoering vervolgtraject

We hebben de tweedaagse afgesloten met een rondje waarin de training in één woord mocht worden omschreven. Dit werd er gezegd: top, prima, geslaagd, inspirerend, beetje out of the box, eenheid, leerzaam, super, inzicht, geweldig, dank, energie.

De week na de training hielden we een online evaluatie, waarin de training zeer goed werd beoordeeld. Hierdoor is besloten dat wij de OR verder mogen begeleiden, middels het genoemde programma, tot het einde van hun termijn. Nu, januari 2015, hebben reeds zeven mensen een persoonlijk coachingsgesprek met ons gevoerd om de uitkomsten en bewustwording van de teamtraining en het TriMetrix-profiel te koppelen aan hun persoonlijk ontwikkeling.

In juni 2015 is de eerste vervolgsessie gepland.

Meer informatie?

Neem contact op met De Zwerm Groep.

Of kijk op Excelleren in vrijheid – In balans met jezelf én met je team.

 

Vind je dit een leuk artikel? Deel het: