“Misschien wel het belangrijkste onderdeel van een brandweer-oefening is de terugkoppeling achteraf”, stelt Hoofd Opleidingen Jan Kroon van de Regionale Brandweer Hollands Midden. Kroon volgde de training ‘Waarnemen voor bevelvoerders en officieren’. Hij stelt dat de kwaliteit van feedback bepalend is voor het rendement van een oefening. Feedback geven is een kunst apart en ‘niet oordelen voordat je alle relevante feiten kent’ vergt specifieke training. Willem Biesot en Hans Herlaar van De Zwerm Groep lichten hun training toe.

‘Piet? Hou op zeg! Met die “zenuwelijer” wil ik de brand niet in. Die man moet nog zóveel leren.’ Dit zou zomaar de feedback kunnen zijn van een waarnemer op het gedrag van een bevelvoerder na een grote oefening. Twee keer raden wat het effect is van zo’n opmerking. Goede feedback geven is een kunst apart, die helaas door weinig waarnemers wordt beheerst, stellen Willem Biesot en Hans Herlaar. Vaak is de terugkoppeling onnodig kwetsend en oordelend, gebaseerd op onjuiste feiten, eigen meningen en foute aannames. Wie schiet daar iets mee op? Niemand. Sterker nog: in plaats van te leren van een oefening raken deelnemers gefrustreerd. Het resultaat? De enorme investeringen leveren veel te weinig op.

“Het belang van goede feedback wordt gruwelijk onderschat”, stelt Biesot. “Daar zijn we door onze maatwerktraining inmiddels wel achter.” Biesot en Herlaar worden regelmatig ingehuurd door de brandweerregio’s Amsterdam-Amstelland, Rotterdam en Haaglanden. Ze gooien hun kennis van de praktijk tijdens de training in de groep om deelnemers stevig bij hun vel te pakken. Biesot: “Waar wij goed in zijn is hen laten voelen wat hun gedrag doet in de context van een situatie.”

Gedragsanalyse

Feedback geven is overigens niet waar de cursus van vier avonden mee begint. Er gaan voorbereidende zaken aan vooraf. Op de eerste avond leren de deelnemers hun persoonlijke gedragsstijl kennen en zich bewust worden van hun eigen gedrag. Op de tweede avond leren ze objectief waarnemen (en hun eigen valkuilen kennen). De derde avond staat in het teken van feedback en de slotavond is bestemd voor praktijkoefeningen en herhalen van de leerstof.

Inzicht in het gedrag van mensen is het uitgangspunt. Wat dat betreft is er tijdens de training geen gebrek aan oefenstof. Herlaar en Biesot hebben gekozen voor een aanpak waarbij gedragsstijlen van de deelnemers zelf worden ingedeeld in kleuren: rood, geel, groen en blauw. Elke deelnemer krijgt een analyse waarmee een objectief beeld van het eigen gedrag en dat van anderen wordt verkregen. Degenen die dit zweverig vinden klinken, hebben hun oordeel iets te snel klaar.

Valkuilen voor waarnemers

Inzicht in gedrag is nodig voor de begripsvorming, toont Herlaar aan met een voorbeeld: “We doen in de cursus de oefening ‘de stok’. Teamleden moeten tegelijkertijd lange stokken laten zakken. Terwijl rood roept dat iedereen door de knieën moet, begint blauw over de gemaakte afspraken, observeert groen zonder iets te zeggen en maakt geel alleen maar een hoop kabaal om anderen te beïnvloeden. Je kunt er gekkigheid over maken maar met dit soort observaties kunnen we de deelnemers confronteren. Onze psychologische benadering vertalen we zo dat ze het stuk voor stuk begrijpen. Inderdaad, ook Mien uit Assen snapt het.”

Met de verkregen nieuwe inzichten ontstaat het vermogen om goed waar te nemen. Waarnemen is allereerst een kwestie van ‘registreren’, daarna ‘ordenen’ en vervolgens ‘waarde toekennen’. De valkuilen voor waarnemers zijn breed en diep. Een negatief zelfbeeld, een rotbui, een verkeerde eerste indruk en allerlei andere zaken maken de waarneming troebel. In de training leren deelnemers hun eigen valkuilen kennen.

Piet is (g)een sukkel

Uiteindelijk komen de deelnemers bij de kern: goede feedback geven. Zoals gezegd: daar ontbreekt het vaak aan in de praktijk. Biesot benoemt de veelgemaakte fouten: “Stokpaardjes berijden, vriendjespolitiek, onnodige strijd en discussie, je mening geven zonder rekening te houden met de ontvangende partij.” Herlaar vult aan: “Het gaat om objectief benoemen wat je hebt waargenomen en aangeven wat het effect daarvan is op jou. We leren deelnemers te spreken in de ik-vorm, dat komt minder oordelend over.”

Belangrijk is dat waarnemers ‘observaties’ en ‘interpretaties’ van elkaar leren scheiden. Daar zit het grote probleem. Een observatie is feitelijk waarneembaar (Piet staat voorover gebogen), een interpretatie is vaak een vooroordeel (Piet is een sukkel die nooit oplet). Biesot: “We willen dat waarnemers met feiten de dialoog aangaan en samen met de bevelvoerders onderzoeken wat er gebeurd is. Met oordelen wachten ze tot in de allerlaatste fase.”

Nieuwe inzichten

Hoe relevant de problematiek is, blijkt uit de situatie bij de Regionale Brandweer Hollands Midden. De regio was niet tevreden over het rendement van de grotere brandweer-oefeningen en onderkende het belang van goede feedback. De Zwerm Groep werd ingeschakeld zodat de gestelde oefendoelen gehaald konden worden. De feedback en leerpunten die de deelnemers meekrijgen, worden meegenomen in de planning van nieuwe oefeningen. Daarmee is de leercirkel rond.

Biesot en Herlaar stellen toegevoegde waarde te leveren aan wat er al aan cursussen beschikbaar is. Veel trainingen gaan vooral in op technische aspecten en laten de factor gedrag onderbelicht. Biesot: “Gedrag is ons ding. Wij zorgen dat waarnemers bevelvoerders niet met een stortvloed aan informatie naar huis sturen, je weet wel, zo’n map die in de onderste bureaula verdwijnt en er nooit meer uit komt. Nee, wij sturen ze met een behapbaar aantal nieuwe leerpunten naar huis, waarmee we hen aanzetten tot zelfonderzoek en de wil om te leren. Zo gaat het echt werken en wordt oefenen leerzaam en leuk.”

Auteur: Ton Verheijen