Wat mij enorm boeit, is het begeleiden van lastige besluitvormingsprocessen. Het bepalen van de selectiecriteria voor een nieuwe functie waar verschillende betrokkenen een verantwoordelijkheid hebben, kan zo’n lastig besluitvormingsproces zijn.

Functiebenchmarking om besluitvorming over werving en selectie soepel te laten verlopen

Of het nu gaat om de functie van veldregisseur bij de GGD, de invoering van de functie van teamcoach bij een zorginstelling of de selectie van een nieuw directielid bij een organisatie voor vormingswerk, ze hebben gemeen dat meerdere partijen en disciplines bij de besluitvorming betrokken zijn. Het is in zo’n situatie vaak niet gemakkelijk om te bepalen wat het functieprofiel is en wat de functie-eisen moeten zijn. De drie voorbeelden betreffen organisaties waar ik een praktische methode heb gebruikt om de besluitvorming te vergemakkelijken en een breed gedragen uitkomst te bereiken. Opleidingsniveau, competenties, ervaring en persoonlijkheidskenmerken kunnen vanuit verschillende belangen bekeken een volledig ander wensprofiel opleveren. Er is vaak sprake van tegengestelde meningen en ideeën. De één vindt dit en de ander dat; kom daar maar eens fatsoenlijk uit als het om een cruciale nieuwe functie gaat. Hoe kun je dan toch snel tot een besluit komen waarin alle partijen zich goed kunnen vinden?

Het geheim

Optimaal gebruikmaken van de verschillende inzichten en deze tot hun recht laten komen in de uitkomst, dat is waar het uiteindelijk om gaat. Om de input van alle betrokkenen te structureren en goed zichtbaar te maken, gebruik ik de methode van functiebenchmarking. Met deze methode wordt het resultaat concreet, uitlegbaar en minder afhankelijk van de persoonlijke voorkeur van een enkeling. Bovendien krijgen de deelnemers er goed zicht op, hoe de nieuwe functie onderdeel wordt van een bestaande groep van functies, taken en doelstellingen. Positionering en verschillende belangen worden ogenblikkelijk duidelijk. Belangrijke vragen zoals: ‘Welke verantwoordelijkheid en gewicht krijgt de functie binnen die context?’, ‘Welke prestaties worden verwacht?’ en ‘Welke kwaliteiten heb je daarvoor nodig?’, krijgen een concreet antwoord. Ook de gewenste persoonlijkheidskenmerken als gedrag, drijfveren en talenten worden met functiebenchmarking direct zichtbaar.

Afwijkende mening als interessante nieuwe invalshoek

Ik zie het als belangrijk onderdeel van mijn aanpak om de essentiële verschillen van mening tussen de deelnemers snel en concreet boven water te krijgen. Door afwijkende meningen niet als vervelend te beoordelen maar te gebruiken als interessante nieuwe invalshoek, ontstaat meer begrip over elkaars mening. Het is voor mij steeds weer verrassend om te ervaren wat dat oplevert. Naast meer respect voor de zienswijze van anderen, begrijpen de deelnemers vaak ook het waarom achter hun eigen standpunt beter en wordt het draagvlak groot.

Scherp beeld  

Hoe scherper het beeld van de functie, hoe gemakkelijker het wordt om de juiste persoon aan die functie te koppelen én doeltreffend te begeleiden naar succes in zijn of haar nieuwe rol. De benchmark levert een helder beschreven functieprofiel op en duidelijke adviezen. Zowel voor werving als begeleiding van de gekozen kandidaat.

Klant aan het woord

Wie beter dan iemand die uit eigen ervaring vertelt hoe het werkt. De directeur van de organisatie voor vormingswerk: “We wilden heel goed screenen wat er door de interne verschuivingen wegviel aan talenten in het driekoppige managementteam (MT) en hoe we eventuele gaten konden opvullen. Dit was ook een goed moment om de functies opnieuw vorm te geven. Met de functiebenchmark konden we dit zo objectief en gedegen mogelijk doen. Hierdoor kregen we de functie-inhoud scherp in kaart. Vervolgens stelden we vast welke sleutelverantwoordelijkheden bij de functie hoorden en vulden we ieder individueel een aantal vragenlijsten in. De uitkomsten werden besproken en teruggekoppeld. Het profiel werd in een rapport vastgelegd. Vervolgens kon op basis van dit profiel een selectie worden gemaakt uit drie interne kandidaten. Daar rolde duidelijk één kandidaat uit die inmiddels in functie is. Uit de functiebenchmark bleek verder dat er taken moesten worden herverdeeld in het MT. Goed dat we het zo gedaan hebben, want het is heel lastig om de competenties en talenten van een MT-lid in beeld te krijgen. Wat bedoelen we met coachend leiderschap? Of drijfveren? Wij wilden doordringen tot de kern. De benchmark leverde objectieve input op. Met het rapport kwamen de scores en gemiddeldes van 37 belangrijke factoren naar voren. We zagen zelfs hoe die persoon zich gedraagt bij stress en werkdruk. Dat soort zaken krijg je anders nooit boven water.”

Meer informatie?

Wilt u ook besparing in tijd en een excellent resultaat? Als professioneel en onafhankelijke derde ondersteun ik graag bij lastige besluitvormingstrajecten.

Lees meer over de methode van benchmarken hier, of neem voor meer informatie contact op met De Zwerm Groep.